12 de marzo de 2026 · OPERIUM
MonthlyDocs: Cómo Automatizar la Recogida Mensual de Documentos Contables — Portales Sin Login RGPD, Archivo 6 Años y Recordatorios Automáticos para Contables en 2026
Cada contable y asesor fiscal conoce la última semana del mes: la búsqueda frenética de extractos bancarios, facturas y nóminas. MonthlyDocs elimina completamente esta carga. Esta guía responde a las preguntas frecuentes sobre cómo automatizar la rec...
Cada contable y asesor fiscal conoce la última semana del mes: la búsqueda frenética de extractos bancarios, facturas y nóminas. MonthlyDocs elimina completamente esta carga. Esta guía responde a las preguntas frecuentes sobre cómo automatizar la recopilación mensual de documentos, las meta descripciones de cumplimiento RGPD para portales sin cuenta, y las obligaciones de archivo contable en España.
Cumplimiento RGPD para Portales Contables Sin Cuenta
Según la AEPD en su documento sobre portales sin autenticación, los portales de recopilación de documentos que utilizan autenticación basada en token (enlace único seguro) sin creación de cuenta son conformes al RGPD, siempre que: la transmisión esté cifrada (HTTPS/TLS), el token sea único por cliente y por período, el token expire al cierre del ciclo, y cada acceso quede registrado.
El Estatuto de Auditoría según el BOE establece las obligaciones de conservación de documentos de auditoría y contables — con períodos de retención que oscilan entre 4 y 6 años según el tipo de documento y la normativa aplicable.
La AEAT en su guía sobre archivo obligatorio de documentos para el SII precisa que las facturas y documentos justificativos relacionados con el IVA deben conservarse durante un mínimo de 4 años desde la fecha de presentación de la declaración (prescripción tributaria), y 6 años para el régimen general mercantil conforme al Código de Comercio.
flowchart TD
A[Contable Crea Ciclo Recopilacion Mensual] --> B[Selecciona Clientes y Aplica Plantilla Checklist]
B --> C[MonthlyDocs Genera URL Portal Unico Por Cliente]
C --> D[Enlace Portal Enviado a Cada Cliente]
D --> E{Cliente Sube Documentos?}
E -->|Si antes de plazo| F[Documentos Guardados y Dashboard Verde]
E -->|No en Dia 3| G[Recordatorio Automatico Dia 3]
G --> E
E -->|No en Dia 5| H[Recordatorio Automatico Dia 5]
H --> E
E -->|No en Dia 7| I[Alerta Vencido Dia 7]
F --> J[Fin Ciclo: Export ZIP Estructurado]
I --> J
style A fill:#c9a962,color:#0c0e14
style F fill:#10b981,color:#fff
style J fill:#10b981,color:#fff
Precios: Free, Starter y Pro
Plan | Recopilaciones/Mes | Precio |
|---|---|---|
Free | 1 recopilación | 0 $ |
Starter | 10 recopilaciones | 15 $/mes |
Pro | Ilimitado | 29 $/mes |
Integración con el Ecosistema OPERIUM
Tax-Shield: MonthlyDocs recoge extractos → Tax-Shield genera informe IVA Stripe para el mismo período
ExportCompta: Justificantes MonthlyDocs + asientos FEC ExportCompta = contabilidad mensual completa
Partner-Portal: Entrega de informes procesados al cliente tras cierre del ciclo contable
InvoiceBot: Cierre del ciclo MonthlyDocs trigerea generación de factura mensual
KYC-Flow: KYC-Flow para verificación de identidad única, MonthlyDocs para documentación operativa mensual
FAQ — Preguntas Frecuentes
¿Es MonthlyDocs conforme al RGPD para recopilar documentos financieros sensibles sin login?
Sí. MonthlyDocs usa autenticación basada en token criptográfico fuerte. La AEPD confirma que los portales sin cuenta con autenticación por token cumplen el artículo 32 RGPD con HTTPS/TLS, unicidad del token, expiración, y registro de accesos.
¿Cuánto tiempo conserva MonthlyDocs los documentos recogidos?
Por defecto 6 años para prácticas españolas (plazo mercantil general del Código de Comercio), configurable hasta 10 años. Esta conservación se basa en el artículo 6(1)(c) RGPD — obligación legal.
¿Cuáles son los precios de MonthlyDocs?
Free (1 recopilación), Starter (10 recopilaciones por 15$/mes), Pro (ilimitado por 29$/mes).
¿Los clientes pueden subir documentos desde el móvil?
Sí. Portal completamente responsive — smartphone, tablet, escritorio.
¿Cómo está organizado el export ZIP estructurado?
[NombreCliente]/[Mes-Año]/[CategoríaDocumento]/[NombreArchivo] — compatible directamente con los convenios de importación de software contable.
¿Qué ocurre con el enlace del portal tras el cierre del ciclo?
El token expira — impidiendo subidas tardías y acceso no autorizado a documentos históricos.
¿Puedo ejecutar ciclos de recopilación para varios meses simultáneamente?
Sí — ciclos independientes para diferentes meses o grupos de clientes.
¿MonthlyDocs soporta importación CSV de clientes?
Sí — importación masiva via CSV con nombre, email, plantilla checklist predeterminada y plazos.
¿Cómo se integra MonthlyDocs con Tax-Shield para declaraciones de IVA?
Tax-Shield lee datos Stripe y los reconcilia con la información recopilada via MonthlyDocs — declaraciones IVA mensuales sin reconciliación manual.
¿Se puede usar MonthlyDocs para recopilaciones no contables?
Sí — templates de checklists, portales sin cuenta y recordatorios automáticos funcionan para cualquier recopilación recurrente de documentos.
Conclusión: Cada Hora Persiguiendo Documentos Es una Hora Sin Crear Valor
MonthlyDocs cambia la relación entre contable y cliente. La stack completa de OPERIUM: MonthlyDocs, Tax-Shield, ExportCompta, InvoiceBot y Partner-Portal.